Hướng dẫn cách đăng ký mã vạch sản phẩm

In mã vạch sản phẩm là quá trình tạo ra các mã vạch đặc biệt được in lên sản phẩm hoặc bao bì của sản phẩm để nhận dạng và quản lý thông tin liên quan đến sản phẩm. Mã vạch thường được tạo ra bằng cách sử dụng các ký tự và đồ họa được mã hóa thành dạng dải đen và trắng, được đọc bằng máy quét mã vạch để lấy thông tin.

Việc in mã vạch sản phẩm mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Dễ dàng kiểm tra hàng hóa và quản lý kho.
• Tăng cường tính chính xác trong việc theo dõi thông tin về sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, giá cả, ngày sản xuất và hạn sử dụng.
• Giúp quản lý việc giao hàng và vận chuyển hàng hóa hiệu quả hơn.
• Tạo sự tiện lợi cho khách hàng khi mua hàng và sử dụng các dịch vụ sau bán hàng.

Việc in mã vạch sản phẩm thường được thực hiện bằng máy in mã vạch chuyên dụng hoặc máy in thông thường có chức năng in mã vạch.

Quy trình in mã vạch sản phẩm

Quy trình in mã vạch sản phẩm thường bao gồm các bước sau đây:

1. Chuẩn bị dữ liệu: Thu thập và chuẩn bị thông tin cần thiết cho mã vạch, bao gồm tên sản phẩm, giá, mã số, thông tin về sản xuất và hạn sử dụng (nếu có). Dữ liệu này có thể được nhập vào một chương trình thiết kế mã vạch hoặc đưa vào một tệp tin để chuyển đổi thành mã vạch.
2. Thiết kế mã vạch: Sử dụng phần mềm thiết kế mã vạch để tạo mã vạch dựa trên dữ liệu đã chuẩn bị. Trong quá trình này, bạn có thể tùy chỉnh kiểu mã vạch, font chữ, kích thước và màu sắc.
3. Kiểm tra trước: Xem trước mã vạch để đảm bảo rằng thông tin hiển thị đúng và mã vạch đủ rõ để đọc.
4. Chọn công nghệ in: Chọn loại máy in phù hợp để in mã vạch. Có các công nghệ in như in nhiệt hay in laser. Máy in mã vạch đặc biệt thường được sử dụng, nhưng máy in thông thường cũng có thể được sử dụng nếu có khả năng in mã vạch.
5. Đặt cấu hình máy in: Thiết lập các thiết lập in trên máy in, bao gồm độ phân giải, kích thước và kiểu mã vạch.
6. In mã vạch: Chọn số lượng mã vạch cần in và thực hiện quá trình in trên máy in được chọn.
7. Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng của các mã vạch đã in, đảm bảo rằng chúng rõ ràng, dễ đọc và không bị mờ hay bị sai sót.
8. Gắn mã vạch: Dán hoặc gắn mã vạch lên sản phẩm hoặc bao bì của sản phẩm.

Quy trình này có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của từng người và công ty.

Cách đăng ký mã vạch sản phẩm theo đúng quy trình

Làm sao để đăng ký mã số mã vạch trên hàng hóa, sản phẩm cho doanh nghiệp? cùng Nam Việt tìm hiểu quy trình và thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm nhé.

Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số cho đối tượng cần phân định (sử dụng máy in mã vạch) và thể hiện mã đó dạng vạch để thiết bị (máy quét mã vạch) có thể đọc được.

Mã số mã vạch bao gồm rất nhiều loại tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thường sử dụng loại mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu GTIN-13 và EAN-13.

Cấu trúc và ý nghĩa của dãy số bên dưới ký tự

Ba chữ số đầu tiên – 893 là mã quốc gia GS1 do tổ chức GS1 quốc tế quản trị và cấp cho Việt Nam.

Kế đến 4,5, hoặc 6 số là mã doanh nghiệp do tổ chức GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho khách hàng đăng ký mã số mã vạch.

Sau mã doanh nghiệp 2,3 hoặc 4 số tiếp theo thể hiện số phân định vật phẩm do doanh nghiệp tự quản trị và cấp cho vật phẩm của mình.

♢ Con số cuối cùng gọi là số kiểm tra được tính từ 12 chữ số theo thuật toán xác định của GS1.

Tại sao cần phải đăng ký mã số mã vạch?

Việc đăng ký mã số mã vạch để doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, các phương tiện công nghệ thông tin như máy tính, điện thoại một cách nhanh chóng mà không cần ghi chép bằng sổ tay.

Ngoài ra, để đưa hàng vào các siêu thị hoặc thực hiện xuất nhập khẩu thì hàng hóa có mã số mã vạch được gắn lên là điều bắt buộc để các cơ quan đơn vị này dễ dàng kiểm tra, theo dõi các mặt hàng khác nhau của doanh nghiệp.

Một số lợi ích khác khi đăng ký mã số mã vạch

+ Khi sản phẩm được đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp sẽ tiến hành quản lý hàng hóa trên các thiết bị điện tử kỹ thuật số thay thế cho việc ghi chép sổ tay. Từ đó, nguồn nhân lực và thời gian được tiết kiệm tối đa dẫn đến năng suất công việc được nâng cao.

+ Mã vạch được mã hóa và quản lý, lưu trữ trên các thiết bị điện tử mà không qua các công việc ghi chép hoặc nhập liệu. Vì thế, những sai sót có thể xảy ra được hạn chế tối đa, các kết quả đảm bảo được độ chính xác cao.

+Việc thanh toán, tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ mã vạch sản phẩm đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng với quy trình được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng.

Làm thế nào để đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm?

Để đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm, điều các doanh nghiệp cần làm là đăng ký với Tổng cục Đo lường Tiêu chuẩn Chất lượng (GS1 Việt Nam).

GS1 Việt Nam là tổ chức mã số mã vạch quốc gia của Việt Nam. Vào tháng 5/1995, GS1 Việt Nam được công nhận là thành viên chính thức, là đại diện duy nhất của Việt Nam tại GS1 quốc tế. GS1 Việt Nam quản lý mã quốc gia 893, được phép cấp mã doanh nghiệp cho các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam.

Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số doanh nghiệp, được hướng dẫn lập mã số vật phẩm và in mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa đúng theo các quy định kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký mã số mã vạch và hàng năm phải nộp phí duy trì sử dụng MSMV theo Thông tư 88/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Chú ý: Để được cấp mã số mã vạch thì doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật và hoạt động hợp pháp ở Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm những gì?

Thành phần hồ sơ:

– Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

– Bản đăng ký mã số mã vạch đã điền đầy đủ thông tin, có chữ ký của thủ trưởng.

– Bản danh mục sản phẩm sử dụng mã số mã vạch (đặc điểm, chủng loại, khối lượng, số lượng, kích thước của sản phẩm).

– Phiếu biên nhận hồ sơ.

Số lượng hồ sơ: 2 bộ

Trình tự thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ có liên quan như bên trên về Tổng cục Đo lường Tiêu chuẩn Chất lượng (GS1 Việt Nam).

Hồ sơ được tiếp nhận và kết quả giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch sẽ được trả về sau 20 ngày (kể từ ngày nhận hồ sơ).

Sau khi được cấp mã số mã vạch, quý khách hàng cần thường xuyên cập nhật, khai báo các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch và khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã số mã vạch quốc gia (IDD) tại website idd.

Nếu doanh nghiệp không cập nhật thì sản phẩm của doanh nghiệp đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.

Mức thu phí khi đăng ký mã số mã vạch và phí duy trì

STT	Phân loại phí	Phí đăng ký cấp và hướng dẫn sử dụng	Phí duy trì
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1.000.000
	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 100 sản phẩm)		500.000
	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 1000 sản phẩm)		800.000
	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 10.000 sản phẩm)		1.500.000
	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (doanh nghiệp sử dụng dưới 100.000 sản phẩm)		2.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm GLN	300.000	200.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm EAN-8 (GTIN-8)	300.000	200.000
4	Đăng ký sử dụng mã nước ngoài (ít hơn 50 mã sản phẩm)	500.000

Địa chỉ đăng ký mã số mã vạch

TỔNG CỤC ĐO LƯỜNG TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG

➭ Địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

➭ Hotline: 1900 636 218

➭ Email: dangky@gs1vn.org.vn

➭ Website: www.gs1vn.org.vn hoặc www.gs1.org.vn