Hướng dẫn kết nối máy quét mã vạch với Excel nhanh chóng

Bạn nên kết nối máy quét mã vạch với Excel khi:

1. Bạn cần nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác:

• Máy quét mã vạch có thể quét mã vạch nhanh hơn nhiều so với việc nhập dữ liệu bằng tay, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Việc nhập liệu bằng tay dễ dẫn đến sai sót do nhầm lẫn, đặc biệt khi nhập số liệu hoặc mã sản phẩm. Máy quét mã vạch giúp loại bỏ sai sót này, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

2. Bạn cần quản lý nhiều sản phẩm hoặc hàng hóa:

• Nếu bạn quản lý nhiều sản phẩm hoặc hàng hóa, việc sử dụng máy quét mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho, cập nhật thông tin sản phẩm và quản lý quy trình bán hàng hiệu quả hơn.
• Excel là một công cụ phổ biến để quản lý dữ liệu, việc kết nối máy quét mã vạch với Excel cho phép bạn nhập dữ liệu sản phẩm trực tiếp vào bảng tính, giúp bạn dễ dàng phân tích, báo cáo và theo dõi thông tin.

3. Bạn cần tự động hóa quy trình làm việc:

• Việc kết nối máy quét mã vạch với Excel có thể giúp bạn tự động hóa một số quy trình làm việc, chẳng hạn như:
  • Nhập dữ liệu sản phẩm vào kho hàng
  • Cập nhật số lượng tồn kho khi có sản phẩm được bán ra
  • Tạo hóa đơn bán hàng
• Việc tự động hóa quy trình làm việc giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót

4. Bạn không sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng:

• Nếu bạn không sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng, Excel là một giải pháp thay thế hiệu quả để quản lý dữ liệu sản phẩm và hàng hóa.
• Việc kết nối máy quét mã vạch với Excel giúp bạn nhập dữ liệu sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời cho phép bạn tận dụng các tính năng mạnh mẽ của Excel để phân tích và báo cáo dữ liệu.

Nhìn chung, bạn nên kết nối máy quét mã vạch với Excel khi bạn cần nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, quản lý nhiều sản phẩm hoặc hàng hóa, tự động hóa quy trình làm việc hoặc không sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng.

Thực hiện việc kết nối máy quét mã vạch với máy chủ (Laptop hoặc PC)

– Đối với dòng máy quét mã vạch có dây, để bàn: 

Phụ kiện đi kèm không thể thiếu để việc kết nối máy quét với máy chủ được diễn ra thành công đó chính là dây cáp kết nối.Thông thường, dây cáp sẽ có 2 đầu kết nối trong đó 1 đầu là USB và 1 đầu là RJ-45.

Với đầu cổng RJ-45 bạn sẽ cắm vào phần cổng kết nối được trang bị sẵn trên thân máy quét và đầu USB sẽ cắm vào cổng USB của máy chủ. Khi cắm xong, bạn sẽ phải chờ từ 2 – 3 giây để máy nhận diện, nếu như kết nối thành công máy quét sẽ có âm thanh báo hiệu hoặc ở một số dòng máy khác sẽ có cả đèn hiển thị.

– Đối với dòng máy quét mã vạch không dây: 

Không giống như cách kết nối ở dòng máy có dây, với dòng máy không dây, dây cáp chỉ được dùng để kết nối chân đến của máy quét mã vạch với máy chủ. Và cách kết nối gần như tương tự với cách làm trên. Khi việc kết nối đã thành công, phần đầu đọc của máy quét sẽ tự động thiết lập kết nối Bluetooth với chân đế một cách nhanh chóng. (Nếu máy quét chưa nhận diện tự động và kết nối cùng chân đế, bạn hãy dùng máy quét quét qua chiếc mã vạch được dán trên chân đế máy để máy có thể nhận diện được)

Đặc biệt hơn là một số dòng máy quét mã vạch không dây có thể kết nối trực tiếp luôn với máy chủ mà không cần phải thông qua chân đế. Lúc này chỉ cần bật Bluetooth trên máy chủ và chọn dò tìm thiết bị, khi tìm thấy tên của máy quét chọn ghép đôi là hoàn thành.

 Kết nối máy quét mã vạch với máy chủ

Bước 3: Kết nối máy quét mã vạch với ứng dụng Excel để nhận dữ liệu truyền đến. 

Sau khi đã kết nối thành công máy quét mã vạch với máy chủ thì bước tiếp theo bạn cần làm đó chính là khởi động ứng dụng Excel trong máy chủ của bạn.

Khi ứng dụng đã khởi động xong thì bạn cần làm:

– Di chuyển con trỏ chuột hiển thị đến ô mà bạn muốn nhận dữ liệu.

– Nhấn nút kích hoạt máy quét để tia quét đi ngang qua mã vạch muốn quét để lấy dữ liệu.

– Khi quét xong, dữ liệu sẽ được cập nhập ngay tức thì trên Excel đúng vào vị trí mà bạn để con trỏ chuột trước đó.

Theo chế độ mặc định của máy thì khi quét mã vạch liên tục thì khi máy quét, dữ liệu sẽ tiếp tục nhập vào dòng cũ mà không tự động xuống hàng. Hãy đi đến bước 4 cài đặt enter cho máy quét mã vạch.

Bước 4: Set Enter cho máy quét mã vạch.

Đối với mỗi dòng máy sẽ có cách set Enter khác nhau, nhưng phần lớn các thiết bị này đều sẽ Set Enter thông qua các mã vạch được in ấn sẵn ở bên trong cuốn sách hướng dẫn sử dụng, được tặng kèm khi mua máy quét. Trong cuốn sách đó không chỉ có mỗi mã vạch để Set Enter không mà còn có những cài đặt khác như Set Tab, Default,..

Và sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách Set Enter nhanh chóng cho máy quét.

– Đầu tiên là tìm kiếm trong cuốn sách hướng dẫn từ khóa “Add An Enter Key” .

– Khi đã tìm thấy thì dùng máy quét của bạn quét vào mã này, chế độ Enter sẽ được cài đặt ngay lập tức cho máy.

Tùy thuộc vào từng dòng máy mã Enter Key này có số lượng khác nhau. Khi đó người dùng chỉ cần quét lần lượt từng mã một là được.

Hình ảnh minh họa cho việc Set Enter cho máy quét mã vạch 

Bước 5: Kiểm tra máy đã Set Enter thành công chưa thông qua việc test thử.

Để nhận biết máy quét mã vạch đã Set Enter thành công hay chưa thì bạn cần phải quét để kiểm tra lại chế độ của máy.

– Với trường hợp, dữ liệu sau khi được giải mã tự động được điền vào vị trí con trỏ và con trỏ sau đó tự động sẽ nhảy xuống hàng dưới có nghĩa là thành công.

– Còn không được như trường hợp trên thì bạn hãy thiết lập lại cài đặt bằng cách quét mã Set Defaults và tiếp đó quét lại mã Enter Key 1 lần nữa rồi test lại.  Nếu vẫn không thành công có nghĩa thiết bị của bạn hiện đang gặp vấn đề gì đó.